چگونه صفحه آخر سند ورد را با استفاده از ابزار Shrink One Page کاهش دهیم؟

چگونه صفحه آخر سند ورد را با استفاده از ابزار Shrink One Page کاهش دهیم؟


ممکن است برای شما نیز پیش آمده باشد که در حال تایپ مطلبی در نرم‌افزار ویرایشگر ورد (Word) می‌باشید، اما پس از اتمام نوشته، صفحه آخر سند تنها دو یا سه خط را در خود جای داده و باقی‌مانده ورق به‌صورت کامل خالی از متن است که این مهم علاوه بر هدر رفت چشمگیر فضای ارزشمند صفحه، در اعمال جلوه‌ای نازیبا به پیکره کلی سند نیز بسیار تأثیرگذار می‌باشد. بسیاری از افراد درصدد رفع این موضوع به انجام اقداماتی نظیر کاهش تعداد پاراگراف‌های کلی متن، کاهش اندازه تصاویر، کاهش میزان فاصله بین خطوط، تغییر قالب‌بندی سند و … مبادرت می‌ورزند، اما آیا می‌دانستید که نرم‌افزار ویرایشگر ورد با پشتیبانی از فرمان ساده‌ای تحت عنوان Shrink One Page می‌تواند این مهم را به‌صورت کاملاً خودکار به انجام رساند؟

فرمان اشاره شده با استفاده از کاهش اندازه کلی متن و تنظیم حاشیه‌های صفحه، به کاهش یک صفحه از انتهای سند پرداخته و این مهم را به‌صورت کاملاً خودکار به انجام می‌رساند، اما از آنجایی که موقعیت فرمان فوق در مقابل دیدگان نویسنده قرار نداشته و در بخش ابزارهای اضافی پنهان شده است، اغلب اوقات نادیده گرفته می‌شود. پیش از پرداختن به مبحث اصلی موضوع ذکر این نکته ضروری است که طبیعت عملکرد فرمان فوق در تغییر اندازه متن و حاشیه‌های صفحات نهفته است، بنابراین اسنادی که باید بر پایه فونت و یا اندازه‌های به خصوصی نوشته شوند (مانند پایان‌نامه‌های دانشگاهی و …) ممکن است به‌خوبی با این ترفند سازگاری نداشته باشند.

همان‌طور که پیشتر نیز اشاره شد، ابزار Shrink One Page در حالت پیش‌فرض پنهان بوده و استفاده از آن نیازمند نمایان‌سازی آن می‌باشد. ساده‌ترین و در عین حال در دسترس‌ترین موقعیت موجود در رابط کاربری نرم‌افزار ورد، نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) است که پیوسته در گوشه سمت چپ بالای صفحه قابل مشاهده می‌باشد (منوی دربردارنده آیکون‌های پیش‌فرض ذخیره‌سازی سند، Undo و …).

برای این منظور کافی است تا بر روی علامت فلش کوچک موجود در سمت راست نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کرده و سپس از طریق منوی به نمایش درآمده گزینه More Commands را انتخاب نمایید.

Shrink One Page

حال در پنجره جدید نمایان شده، بر روی منوی کشویی Choose commands from کلیک کرده و سپس دسته‌بندی All Commands را انتخاب نمایید (در صورتی که سربرگ Quick Access Toolbar از طریق پنل موجود در سمت چپ پنجره در حالت انتخاب شده قرار ندارد، ابتدا به آن مراجعه کنید).

فهرست فرامین موجود را جستجو کرده و پس از یافتن ابزار Shrink One Page و انتخاب آن، بر روی کلید Add کلیک کنید تا دستور به قالب گزینه‌های فعلی نوار ابزار دسترسی سریع اضافه شود (نمایان شدن ابزار Shrink One Page در کادر سمت راست پنجره به معنای افزوده شدن آن به نوار نامبرده می‌باشد).

در نهایت بر روی کلید OK کلیک و به بدنه اصلی سند مراجعه فرمایید؛ مشاهده می‌کنید که فرمان موجود به قالب نوار ابزار دسترسی سریع اضافه شده است.

Shrink One Page

اکنون کافی است تا به‌منظور استفاده از ابزار مذکور و حذف صفحه انتهایی مطلب، یک مرتبه بر روی آن کلیک نمایید تا تغییرات بلافاصله در سند اعمال شود. در صورتی که از نتایج نهایی راضی نبوده و یا قالب‌بندی متن به دلایلی مختلفی به هم ریخته است، کافی است تا یک مرتبه کلیدهای ترکیبی Ctrl + Z را بفشارید تا آخرین فرمان ارسالی از سمت (که اعمال تغییرات توسط ابزار بوده است) خنثی شده و سند مجدداً به وضعیت پیشین خود بازگردد.

در انتها باید خاطر نشان کرد که تغییر اندازه متن و حاشیه‌های صفحات توسط ابزار Shrink One Page ممکن است در برخی از موارد به تغییر قالب‌بندی متن منتهی شود، به‌خصوص که اگر مطلب از تصاویر و عکس‌های زیادی نیز برخوردار بوده و موقعیت آن‌ها به‌صورت ثابت تنظیم شده باشند، بنابراین پیشنهاد می‌شود تا پیش از کلیک نمودن بر روی فرمان فوق، ابتدا سند را ذخیره‌سازی کرده و سپس به استفاده از ابزار مذکور مبادرت ورزید تا در صورت بروز هرگونه مشکلی، امکان دسترسی دوباره به قالب‌بندی پیشین میسر باشد.

پست های مرتبط

دیدگاه خود را بنویسید